99. Retirar la oferta de una licitación.

Transcripción:

Resumen , 468 palabras – 3 minutos de lectura.

Podemos reconocer distintos motivos por los que puede convenir retirar una oferta en una licitación:

• La inflación, el continuo crecimiento de los precios.
• Una equivocación, un error al formular el precio o transcribirlo en los documentos de la oferta.
• E incluso, porque resulte conveniente a nuestros intereses.

El caso es que la necesidad, un error, o la conveniencia pueden llevar a la situación de retirar una oferta o de renunciar a la ejecución de un contrato.

Todos ellos motivos, situaciones que podemos advertir o en las que nos podemos encontrar, en cualquiera de las fases del procedimiento de adjudicación de un contrato.

Puede ocurrir que queramos retirar la oferta antes de que que se nos proponga como adjudicatarios del contrato, incluso desde el mismo momento en que se presenta la oferta. 

Puede ocurrir que queramos retirar la oferta una vez que la mesa de contratación nos ha propuesto como adjudicatarios del contrato. Cosa que podemos hacer por acción u omisión, es decir, que podemos comunicar al órgano de contratación nuestra intención de no seguir en el procedimiento, o simplemente podemos no atender el requerimiento para aportar la documentación que permitirá que nos adjudiquen el contrato. 

También puede ocurrir que queramos renunciar a la adjudicación del contrato, que una vez que el acto de adjudicación se ha producido decidamos no formalizar el contrato, no empezar, renunciar. Algo que, nuevamente, podemos hacer por acción u omisión, comunicandolo al órgano de contratación, o no completando la formalización del contrato.

Aunque para tomar la decisión acertada -además de la conveniencia u oportunidad que suponga renunciar al contrato- debemos valorar sus consecuencias.

Las consecuencias de retirar una oferta están vinculadas al momento en el que esto ocurra:

• No habrá consecuencias si retiramos la oferta antes de que se proponga el adjudicatario del contrato, salvo que haya garantía provisional y la retirada se haga en plazos distintos a los establecidos en la Ley, ya que entonces sí, el órgano de contratación se incautará de la garantía. Perderemos la garantía.
• Habrá consecuencias si, una vez propuestos como adjudicatarios del contrato por la mesa de contratación, retiramos la oferta o no llegamos a aportar la documentación que se requiere para que se produzca la adjudicación. En este caso el órgano de contratación aplicará una penalidad, una penalización, equivalente al 3 por ciento del presupuesto base de licitación, sin incluir el IVA.
• Habrá consecuencias si, siendo adjudicatarios del contrato, no llegamos a formalizarlo. La penalización que se aplica en este caso es la equivalente a un 3 por ciento del presupuesto base de licitación, sin incluir el IVA.

Además de las penalizaciones señaladas, debemos tener en cuenta que el órgano de contratación incluso puede promover la imposición de una prohibición de contratar con la administración por este motivo. Aunque lo más probable es que no lo haga.

Hasta aquí el resumen.

Puede haber ocasiones en las que cambias de opinión. 

La cuestión es que, sea por el motivo que sea, cuando estamos hablando de contratación pública el qué y el cuándo podemos tomar esta decisión de retirar la oferta tendrá mayor o menor trascendencia, e incluso consecuencias.

Por eso es importante conocer qué pasa, cuáles son nuestras opciones, cuando vamos a retirar una oferta.

Cuando hablamos de retirar una oferta estamos hablando de eso, de retirar la oferta.

Al retirar la oferta lo que queremos es que nuestra oferta no sea tenida en cuenta, y nosotros no tengamos ya nada más que ver con esa licitación en concreto.

Algo que puede ocurrir por distintas causas. 

Causas por las que retirar una oferta en una licitación pública.

Inflación

En el episodio anterior, el número 98, hablábamos de la inflación y sus efectos en la contratación pública. Y es que la inflación, el continuo encarecimiento de los precios, nos puede llevar a replantearnos una oferta o la participación en una licitación.

En el ámbito privado, lo que se resolvería hablando con el Cliente y formulando un nuevo precio, en la contratación pública equivale a retirar la oferta y salirte de la licitación. Sin opción a plantear una nueva oferta ni hacer otra cosa que irte.

Son muchas las personas que me cuentan que están recibiendo de sus proveedores nuevas tarifas de precios casi semanalmente. Que los precios se están actualizando, al alza, con una frecuencia a la que no estábamos acostumbrados.

Y es que cuando se dan circunstancias como las que analizamos al hablar de la inflación, los mercados y los actores del mercado reaccionan con mucha rapidez, y a la defensiva.

Velocidades distintas de las de la administración pública en general, y de la contratación pública en particular. 

Un alza de precios repentina, constante, o puntual, puede hacer que nos replanteemos nuestra oferta, y eso en el marco de la adjudicación de un contrato público equivale a retirar la oferta. No hay otra alternativa ni posibilidad de corregir una oferta, una vez que ésta se ha presentado.

Equivocación o error al formular el precio

Errar es humano. Todos nos hemos equivocado, o nos podemos equivocar, cuando estamos preparando una oferta.

Algo que en el sector privado se soluciona pidiendo disculpas, cambiando la oferta. Aunque sin mayor problema o consecuencia que el sonrojo que produce, y la mala impresión que quizá hayamos podido causar.

Puede ser una fórmula mal hecha en la hoja de cálculo que hemos utilizado para calcular el precio; o quizá por que el presupuesto de un proveedor ha llegado más tarde, justo después de presentar la oferta; o quizá porque hemos pasado por alto un dato, una obligación o circunstancia establecida en el Pliego de Prescripciones Técnicas o el Pliego de Cláusulas Administrativas, que nos lleva a replantearnos nuestra oferta.

También puede ser un simple error de transcripción, un error a la hora de escribir el precio en el documento de la oferta. 

Por conveniencia.

Puede ser que en un momento dado, ejecutar el contrato ya no nos convenga. Algo que ocurre especialmente cuando se trata de contratos de obras o de servicios.

Puede pasar. Lo que podía parecer  un contrato interesante y conveniente para nuestro negocio, pasado un tiempo puede dejar de serlo.

Cuando la capacidad de la organización o del negocio son limitadas, y las personas al frente son responsables, este tipo de situaciones se plantean a menudo. 

Los medios personales y materiales de un negocio de tamaño normal son limitados, cuando alcanzamos nuestra capacidad máxima de producción, los siguientes compromisos tienen que esperar, ponerse a la cola. 

Para una empresa de construcción o que preste cualquier tipo de servicio resulta difícil crecer tan deprisa para atender estos picos de demanda.

Pero la administración no espera ni se pone a la cola. A la administración hay que entregarle el trabajo en el plazo que se haya establecido en los pliegos de la licitación.

Por eso, renunciar a ejecutar un contrato público, retirar la oferta presentada, puede convenir a una empresa: Para no complicarse la vida cuando la empresa tiene ya mucho trabajo que entregar o hacer.

Aunque esto es solo un ejemplo, ya que puede haber otros muchos factores por los que convenga renunciar a ejecutar el contrato o retirar la oferta, como pueden ser:

• Por convenir hacer otros trabajos o contratos que dejen más margen.
• Por convenir hacer otros trabajos, o contratos, que estén más próximos al domicilio de la empresa.

Casi tantas circunstancias como empresas y personas pueden desembocar en que, lo que de entrada era una oportunidad interesante, pasado un tiempo convenga descartarla en favor de otra.

En definitiva, nos podemos encontrar que por necesidad, error, o conveniencia, nos veamos en la tesitura de tener que retirar una oferta o renunciar a la ejecución de un contrato público.

Retirar la oferta antes de que se adjudique el contrato

De forma general podemos decir que una vez que se ha presentado una oferta se puede retirar en cualquier momento previo a la propuesta de adjudicación, a siempre y cuando esa retirada sea justificada.

En el caso de querer, o necesitar, retirar una oferta cuando el contrato se encuentra en fase de licitación y se ha aportado garantía provisional, debemos tener en cuenta los plazos que tiene el órgano de contratación para abrir las ofertas, y especialmente para adjudicar el contrato.

En primer lugar, debemos tener en cuenta que el artículo 157 de la Ley de Contratos del Sector Público establece que el órgano de contratación tiene que abrir las ofertas que ha recibido en un plazo máximo de veinte días. Veinte días que se cuentan desde el día en que finalizó el plazo para la presentación de ofertas.

Si la administración se retrasa o incumple el plazo que la ley establece para que se abran las ofertas no podemos hacer nada. Solo esperar.

A renglón seguido, en el artículo 158, la Ley de Contratos del Sector Público se establece que:

• Cuando el único criterio de adjudicación del contrato sea el precio, la adjudicación deberá realizarse en, como máximo, los siguientes quince días desde que se hayan abierto las ofertas.
• Cuando haya más de un criterio de adjudicación, la adjudicación del contrato deberá realizarse, como máximo, dentro del plazo de dos meses a contar desde que se hayan abierto las ofertas. También dice que, “salvo que se hubiese establecido otro plazo en el Pliego de Cláusulas Administrativas”.
• En cualquier caso, estos dos plazos se ampliarán en quince días hábiles, casi tres semanas, cuando haya habido una oferta anormalmente baja.

Estos plazos que la Ley de Contratos del Sector Público da a los órganos de contratación para adjudicar el contrato sí son importantes, ya que la misma ley prevé que si dentro de estos plazos el órgano de contratación no adjudica el contrato, los licitadores tenemos derecho a retirar nuestra oferta. 

Atención porque la ley habla de adjudicar el contrato. Esto es algo bien distinto a que el órgano de contratación proponga un adjudicatario. Por tanto, el acto de adjudicación se ha de haber cumplido, no basta con haber propuesto a un adjudicatario.

En definitiva, resumido:

• Si para participar en la licitación no ha habido que aportar garantía provisional, se puede retirar la oferta siempre y cuando se justifique debidamente.
• Si hay garantía provisional, y el órgano de contratación incumple los 20 días previstos en la ley para abrir las ofertas, no podemos retirar la oferta. 
• Si hay garantía provisional, una vez abiertas las ofertas el cronómetro con la cuenta atrás se pone en marcha, y ahí sí, la ley lo ha previsto y permite retirar las ofertas a los quince días o a los dos meses desde la apertura de los sobres.
  

Retirar la oferta una vez que nos han propuesto como adjudicatarios del contrato.

El siguiente caso que se nos puede dar es el de retirar la oferta, precisamente, cuando hemos logrado la adjudicación del contrato.

La noticia de la adjudicación de un contrato se vive siempre con alegría, aunque dependiendo de la complejidad del contrato, también con cierta preocupación o mejor dicho, responsabilidad. 

Cuando el cálculo del precio de la oferta es especialmente complejo, algo que ocurre con frecuencia en contratos de obras o de servicios, a la alegría de la adjudicación le sigue la preocupación por haber dado un buen precio. 

Un precio que nos permita no solo defender el contrato, sino también ganar dinero con él.  Y es que no es lo mismo ver el precio antes, que después de la adjudicación.

Tras conocer la adjudicación del contrato, tengo presentes muchas conversaciones telefónicas con las compañeras de la oficina técnica, las personas que preparaban las ofertas, preguntando si habíamos recibido todos los precios de los subcontratistas,  o si había algún precio del presupuesto “cogido con pinzas”.

También conozco algunos casos, esta vez por parte de clientes, en los que no han dudado en retirar la oferta porque se habían equivocado en la formulación del precio, o porque habían advertido un cambio en las circunstancias del mercado que comportaba que la ejecución del contrato fuese cambiar el dinero de mano, incluso a riesgo de perder dinero.

La cuestión es que, por un motivo u otro, cuando recibimos la propuesta de adjudicación del contrato se puede abrir una ventana a reconsiderar nuestra oferta antes de firmar el contrato y obligarnos a tener que ejecutarlo en unas condiciones que quizá, no sean las más convenientes para nuestros intereses.

Estamos en ese momento en el que la mesa de contratación nos ha propuesto como adjudicatarios del contrato y tan solo debemos cumplir unas formalidades, aportar distinta documentación, para que esa adjudicación sea efectiva.

Y en ese momento podemos desistir, renunciar a la adjudicación del contrato. Para hacerlo, basta con no atender el requerimiento que el órgano de contratación nos habrá hecho para aportar la documentación que le permitirá adjudicarnos el contrato. 

Bastaría con dar la callada por respuesta para perder la adjudicación del contrato. Aunque, en un caso así lo adecuado es presentar un escrito renunciando a la adjudicación y exponiendo los motivos por los que se hace.

Pero aún existe otra oportunidad para renunciar a la adjudicación y salirnos del contrato: que no formalicemos el contrato.

Tras la adjudicación del contrato viene la formalización. La firma del contrato propiamente dicha.

En ese caso de nuevo bastaría con dar la callada por respuesta, con no formalizar el contrato.

El problema de estas dos situaciones, no presentar la documentación requerida para que nos adjudiquen el contrato, o no formalizar el contrato, es que tienen consecuencias. Que conllevan una penalización.

Consecuencias de retirar una oferta, renunciar a una adjudicación, o no formalizar un contrato. 

Ahora que ya conocemos los distintos momentos en los que podemos “salirnos” de un contrato antes de que empecemos a ejecutarlo, conozcamos las consecuencias que esto puede tener.

Primer caso: Retirar la oferta antes de que se adjudique el contrato.

Antes comentábamos que la Ley de Contratos del Sector Público establece unos plazos en los que los órganos de contratación deben adjudicar el contrato, y que transcurridos esos plazos somos libres de retirar nuestra oferta.

La pregunta es ¿qué ocurre si retiramos la oferta antes de esos plazos previstos en la ley?

Por lo general: nada. La Ley de Contratos del Sector Público no ha previsto ninguna consecuencia en este caso.

Por tanto, y dado que normalmente estaremos retirando la oferta por alguna causa justificada, podemos dirigir un escrito al órgano de contratación solicitando la retirada de nuestra oferta y explicando los motivos. Lo normal será que el órgano de contratación atienda la solicitud y nuestra oferta sea retirada.

Esto, obviamente, ha de ocurrir antes de que se abran los sobres. Antes de que se conozca el contenido de las ofertas.

Aunque, cuidado, porque otra cosa es que para la participación en la licitación se haya requerido la presentación de una garantía provisional.

Rara vez se pide garantía provisional. Y cuando se pide, el órgano de contratación debe justificar los motivos por los que la pide.

La garantía provisional se aporta al presentar la oferta, junto con el resto de documentación. Y sirve, precisamente, para garantizar que se mantendrá la oferta. Que no se va a retirar la oferta en ningún momento. 

Es decir, que si te retiras de la licitación antes de que se abran las ofertas, o, si te proponen como adjudicatario y no llegas a presentar los documentos que te requieran, o si no llegas a formalizar el contrato, entonces, el órgano de contratación se quedará tu garantía provisional.

Normalmente, cuando la hay, una garantía provisional tiene un importe equivalente al 3% del presupuesto base de licitación.

Osea que, cuando hay garantía provisional, retirar la oferta en cualquier momento del procedimiento de adjudicación, implica la incautación de la garantía provisional. Cuesta dinero.

Segundo caso: retirar la oferta una vez que nos han propuesto como adjudicatarios del contrato.

Otra cosa es que retiremos la oferta una vez que la mesa de contratación nos ha propuesto como adjudicatarios del contrato, o incluso una vez que hemos logrado la adjudicación del contrato y no lleguemos a formalizarlo.

Ya que, en este caso, el hecho de retirar la oferta, de no dar continuidad al trámite de adjudicación hasta la misma formalización del contrato, sí tendrá consecuencias.

En este caso, pase lo que pase, por muy justificado que a ti te pueda parecer la retirada de la oferta, la Ley de Contratos del Sector Público establece en sus artículos 150 y 153 que el órgano de contratación deberá aplicar una penalidad, una penalización, por un importe equivalente al 3 por ciento del presupuesto base de licitación, sin incluir el IVA.

Osea que, una vez abiertas las ofertas, la cosa se pone seria y retirar la oferta cuesta dinero.

Y no solo cuesta dinero, sino que incluso puede dar lugar a la imposición de una prohibición de contratar con la administración. Aunque esto, y debido a la complejidad del proceso y el trabajo que da, es más improbable.