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Resumen- 2 minutos de lectura.

La inversión en tener un “departamento comercial” para captar clientes en la administración rondará los 100 o 150€ al mes. Unos 6-7 € por día laborable.

Un dinero que permite estar al tanto del mercado, y que te permite decidir, tener la iniciativa de ofertar. 

Y esto no tiene precio.

Estar atentos a las licitaciones y tener el poder de decisión de ofertar es una ventaja enorme. 

Todo depende de uno mismo, no necesitas que te pidan ni que te inviten.

Por otro lado, el coste de elaborar una oferta para la administración no es mayor que el de hacer un presupuesto para un privado. Hacer un presupuesto cuesta lo mismo, sea a quien sea.

El hecho de leer los pliegos y entregar la oferta sí que difiere y puede suponer un coste respecto del sector privado. Aunque, en según qué casos, igual te sale más barato presentar una oferta a la administración que hacerlo a un privado. 

Se puede calcular que el trabajo de leer los pliegos y asegurar de que se está presentando la oferta conforme se establece en ellos, tendrá un coste de en torno a 100€ por oferta presentada.

Cuando se gana el contrato se puede calcular que habrá otros -como mucho- 100€ de coste para cumplir con las formalidades. Y también que el coste de obtención y mantenimiento de la garantía te costará en torno a un 0,2% del precio que hayas ofertado.

Por lo demás, no hay más costes. 

Vender a la administración no tiene costes ocultos ni vas a tener que asumir una carga de trabajo excepcional para hacer frente a la burocracia.

Hasta aquí el resumen.

Los costes son muy importantes.

Cuando hay que hacer un presupuesto para un Cliente que no se conoce, o sobre algún trabajo que no es habitual, por su alcance, lugar de ejecución, características,hay que enfrentarse a muchas incertidumbres.

El problema es que pecar de optimista, puede suponer perder dinero.

Y  pecar de pesimista, supone corre el riesgo de perder el contrato.

Ninguna de las dos cosas se acercan al objetivo: que es facturar,  y por supuesto cobrar.

Ante lo desconocido al negocio lo que le conviene es: información, y conocimiento.

Por eso es importante conocer los costes que comporta participar en licitaciones públicas y ejecutar contratos públicos, para tener información y conocimiento.

Toda esta cuestión de los costes de la contratación pública ha surgido a raíz de una experiencia vivida en un trabajo de consultoría.

Desde hace unas semanas estoy acompañando a una empresa en sus primeros procesos de venta a la administración. 

Cuando preparamos la primera licitación, Ana, que es como se llama la persona encargada de hacerlo, me preguntó:

¿Qué costes tengo que tener en cuenta en mi presupuesto por tratarse de un contrato público?

Para mi la respuesta era obvia:

Los costes que se deriven, o tengan origen, en la aplicación y el  cumplimiento del Pliego de Prescripciones Técnicas, y del Pliego de Cláusulas Administrativas.

Ana no se quedó conforme, y siguió preguntando:

¿Pero no vamos a tener más costes por… yo que sé, estar continuamente rindiendo cuentas, o tener que estar generando evidencias por todo, no se… la burocracia?

Sonreí. Ana no es ni pesimista ni optimista: es prudente. 

Y quería información, quería conocimiento para hacer un buen presupuesto.

Acompañar a una empresa en sus primeros procesos de venta consiste en aprender con la práctica y aprovechar las oportunidades que las situaciones y casos reales nos dan para producir un aprendizaje significativo, e inmediatamente aplicable. 

Así es como se aprende: haciendo, no memorizando.

El caso es que la pregunta de Ana sirvió para generar conocimiento, y también para descubrir un prejuicio sobre la contratación pública. 

Prejuicio, recordemos: Opinión previa acerca de algo que se conoce mal.

Y el prejuicio es que existen costes por el mero hecho de estar gestionando un contrato público.

Algo que, para mi, resulta muy obvio, no lo puede ser tanto para cualquiera que no esté familiarizado, o que no haya vendido nunca a la administración.

Analizaremos los costes que tiene el hecho de participar en licitaciones y lograr la adjudicación de contratos públicos, y compararemos con los costes que estas mismas actividades tienen cuando contratas con el sector privado.

Coste de captar Clientes en la administración.

De los costes que conlleva llegar al punto de que alguien nos pida una oferta, un presupuesto, en el sector privado esto puede equivaler a tener un comercial en la calle, visitando Clientes. 

Aunque, dependiendo del negocio, lo del comercial  no aplica, pongo un ejemplo: 

Yo he sido siempre el primer vendedor y representante de mi negocio.
Siempre he pensado que si no tengo tiempo para vender, estar con los clientes (internos y externos), no tiene sentido tener el negocio.

Delegar la dirección de las operaciones, la ejecución de los proyectos, en profesionales dedicados a eso en exclusiva resultaba más fácil y a la larga, más conveniente para todos. Y mi caso no era excepcional. En muchos negocios ocurre que el primer, único, y mejor comercial de la empresa es quien dirige el negocio, o es su propietario.

Y la experiencia me ha demostrado que esto es algo que no depende de la facturación o el tamaño de la organización: he tenido Clientes que dirigiendo y siendo propietarios de su empresa, y facturando más de 20 millones de euros al año, asumían personalmente la labor comercial. Uno de ellos incluso viajando continuamente a Francia, Italia, y Alemanía, pasando gran parte de la semana en el coche. 

Personas que dejaban su oficina, su fábrica, en buenas manos, y se iban a por el Cliente, a por el dinero.

Da igual que sean actividades de fabricación o distribución, que de servicios, que de construcción. Vender es lo más importante, las ventas son el combustible del negocio.

Y por eso acaba siendo frecuente que, en muchos casos, sea normal que el director o propietario del negocio se involucre personalmente en el proceso de ventas.

En otros casos habrá un equipo comercial, o un comercial, o una estructura, dependiendo del sector.

Esto se traduce en que  hay dos opciones que suponen un coste importante, un coste de mínimo 5 cifras al año:

• Tener a una o varias personas dedicadas en exclusiva a vender. 
• O que el número uno del negocio dedique parte de su tiempo a vender. 

Y aquí es donde aparece el primer coste asociado a vender a la administración: captar clientes en la administración.

Para empezar: a la administración no se le vende, no hay que captarla. La administración te compra lo que le ofertas. 

Aunque tú vayas a venderles, todo tiene que ser comprado. 

Y tiene que ser comprado siguiendo unas determinadas reglas.  De eso va este podcast y la actividad de Escuela CP: de conocer y entender las reglas que la administración tiene para comprar,  y para que tú puedas vender.

La cuestión es que la administración compra a través de licitaciones, de concursos públicos.

Y el requisito número uno, indispensable, innegociable, inevitable, es: que la licitación se publique en la Plataforma de Contratación del Sector Público.

Todos los avisos, todas las convocatorias de licitaciones se publican en la web de la Plataforma de Contratación del Sector Público, también conocida como plataforma de contratación del estado.

Todas las licitaciones de todo el sector público, sin excepción. Si una licitación no se convoca a través de la plataforma de contratación, la licitación no existe, no vale, es nula, ilegal.

Puedes tener la seguridad de que esto no se lo salta nadie. Todas las licitaciones se publican en la Plataforma de Contratación del Sector Público.

Y esto nos lleva a que el único esfuerzo comercial que hay que hacer para captar clientes en la administración es estar al tanto de la Plataforma de Contratación del Sector Público. Ya está. No hay que ir a visitar a nadie, ni nada de eso…

Aunque esto de estar al tanto de la Plataforma de Contratación del Sector Público también tiene un coste. 

Vamos a descomponer el coste:

Por un lado, estar al tanto de las licitaciones que se convocan. 

Para esto no hace falta consultar la Plataforma de Contratación del Sector Público cada día para ver si hay algo para ti. No. 

Se puede aprender a configurar una suscripción para recibir en el correo electrónico avisos de licitaciones según tus intereses. 

Y esto se puede hacer totalmente gratis. No costará dinero ni configurar, ni recibir avisos. 

De hecho, en Escuela CP tenemos un curso sobre la Plataforma de Contratación del Sector Público en el que se aprende eso, y muchas cosas más sobre la plataforma. El curso sí que te costará dinero.

También se puede contratar a una empresa para que envíe esa misma información por correo electrónico: En ese caso el coste de recibir avisos de licitaciones rondará los 300-400 € al año, unos 30€ al mes, 1 € al día. La inversión en el curso queda amortizada al séptimo mes.

En cualquier caso estamos hablando de una minucia comparado con lo que cuesta acceder a una oportunidad de negocio o conocer a un nuevo Cliente en el sector privado.

Además en función de tu actividad es posible recibir tres, cuatro o hasta cinco correos por semana con avisos de licitaciones que te pueden interesar.

Alguien,tendrá que dedicar tiempo a leer y analizar esas licitaciones.

Y es que, por aquí empieza la labor comercial con la administración: estando al tanto y analizando las convocatorias de licitaciones.

El número de correos electrónicos que se reciba cada semana, el número de licitaciones que se tendrá que analizar, dependerá tanto de la actividad como del área geográfica que se  abarque:

No es lo mismo vender alumbrado ornamental (luces de navidad), que hacer obras.

No es lo mismo vender servicios de control de legionella, que servicios de limpieza de edificios.

Y no es lo mismo abarcar una provincia que 10. 

En definitiva, recibir de 3 a 4 correos electrónicos por semana con avisos de licitaciones  se tendrá que calcular una dedicación de entre 20 y 40 minutos al día solo para conocerlas y decidir si participar de alguna ellas.

Estar al tanto de las licitaciones es rápido, se hace desde el móvil, decidir si participas o no, lleva más tiempo. 

En Escuela CP enseñamos a decidir con método, e incluso a aplicar criterio cuando hay que decidir entre más de una licitación. 

Porque no solo se trata de ser rápidos decidiendo, también hay que decidir bien.

Resumiendo: que en función de lo que se venda se puede emplear entre 3 y 10 horas al mes en estar al tanto y en decidir.

Si este tiempo lo convertimos a Euros, y si asumimos el riesgo que supone generalizar: el promedio sería de unos 100-150€ al mes por estar al tanto y decidir. 

Invertir unos 6-7 euros al día para captar nuevos Clientes.  

No está mal:

• ¿Qué coste mensual tiene el conjunto de ordenador, teléfono y coche de un comercial?
• ¿Cuánto cuestan tres horas visitando a un Cliente solo para conocerlo y caerle bien?

También habrá quién ni tiene, ni necesita comerciales, que lo normal es que le funcione el boca-oreja, o que los Clientes le “entran por la puerta” de forma natural, espontánea. En este caso la captación de clientes sale gratis. Pero puede pasar que empiecen a pedir menos presupuestos y los clientes empiecen a entrar menos.

Lo bueno de la contratación pública  es tener la iniciativa de presentar oferta. No depender de nadie. No necesitar que nadie pida nada. 

Coste de elaborar ofertas para la administración.

Al conocer la licitación y decidir participar, lo que hay que hacer es: presentar la oferta.

Es difícil generalizar. Por ejemplo, hacer un presupuesto para una obra ,pública o privada, da igual,es una tarea en la que se invierten horas, días, y hasta semanas de trabajo. El caso es que todo depende de la actividad, y de su complejidad.

No es lo mismo vender materiales de construcción, que un servicio de control antivectorial, o una página web.Hay ofertas que requieren más estudio y elaboración que otras.

Esta cuestión no depende tanto del Cliente, como de la actividad. 

Así que esta cuestión, no añade costes al proceso. 

Pero hay que dedicar tiempo a leer bien el Pliego de Cláusulas Administrativas y el Pliego de Prescripciones Técnicas. Y  hay que dedicar a preparar los documentos de la oferta de la forma que se establece en el Pliego de Cláusulas Administrativas. Esto sí tiene costes.

En este caso sí son aplicables los costes por vender a la administración.

Los detallo:

En cuanto a la lectura del Pliego de Prescripciones Técnicas: No añadiré ningún coste, se puede incluir en el coste estándar de elaboración de la oferta. 

Sea para un cliente privado o uno público hay que enterarse de qué quiere el Cliente, cómo lo quiere, y cuándo lo quiere. 

Así que hacer una lectura minuciosa y atenta del Pliego de Prescripciones Técnicas no es un trabajo extra por vender a la administración.

De hecho, según se mire, es hasta una ventaja: que den todo por escrito desde el principio y sin posibilidad de cambios es mucho mejor y facilita el trabajo de elaborar la oferta.

En cuanto a leer bien el Pliego de Cláusulas Administrativas: esto sí es más complejo, hacer una buena lectura, y un resumen del pliego, es algo que normalmente y como poco lleva una hora. E incluso, si se está empezando con la contratación pública, llevará de dos a tres horas leer, entender, y resumir el Pliego de Cláusulas Administrativas.

Los pliegos son la ley del contrato. Leerlos bien es clave.

También es algo que enseñamos a hacer en Escuela CP: un método para leer los pliegos.

Pero es que además la oferta hay que prepararla y entregarla de la forma prevista en el Pliego de Cláusulas Administrativas.

Esto es algo que no resulta difícil ni reviste especial complicación. 

De hecho el tiempo, más que en hacer, se nos va en comprobar que todo está bien y se ajusta a lo que se establece en el pliego.

Así que en la preparación de la documentación y presentación de la oferta puedes calcular que se irán en torno a una o dos horas.

Resumiendo, que entre la lectura del pliego y la presentación de oferta se emplean entre 2 y 4 horas. Pongamos 3 horas.

Y para esto, vamos a calcular un coste de pongamos que 100€.

Asumes un coste de 100€ por el extra de trabajo que supone presentar una oferta a la administración.

¿Es esto más caro que entregar un presupuesto en el sector privado?

Pues dependerá del tipo de negocio. Puede ser algo que se  despacha con un correo electrónico, o  necesitar hacer una visita al Cliente para entregar el presupuesto.

En función de la forma que se tenga establecida o que sea común en el sector, el hecho de presentar una oferta a la administración saldrá igual de caro, e incluso más barato, que presentar una oferta a un Cliente del sector privado.

Coste de firmar el contrato y lograr la adjudicación.

Cuando se logra la adjudicación también hay costes. Todo cuesta tiempo y dinero.

Lo normal es tener que  dedicar entre una y dos horas a aportar la documentación necesaria para llegar a formalizar el contrato.

Incluso, hasta tres horas de trabajo administrativo común y corriente.

De nuevo, siendo conservadores, vamos a calcular un coste de pongamos que 100€,.

Por otro lado las garantías. Hablamos de ellas en el episodio 30 dedicado a las garantías en la contratación pública. En este caso calcula que tendrá un coste equivalente a en torno a un 0,2 % del presupuesto, y que este coste incluye tanto la obtención, como el mantenimiento de la garantía durante la vigencia del contrato y su periodo de garantía.

Este coste del 0,2% sí que es un coste que normalmente nunca tendrás en el sector privado. En el sector privado las garantías se resuelven reteniendo una cantidad sobre el precio a pagar.

Costes de ejecutar un contrato público.

No han nada relevante en cuanto a costes en la ejecución.

Si hay algo especial, o fuera de lo común, se sabrá antes: se habrá tenido en cuenta en el Pliego de Cláusulas Administrativas o en el Pliego de Prescripciones Técnicas.

No hay sorpresas, ni complicaciones, ni por supuesto costes ocultos a la hora de ejecutar un contrato público.

De hecho, comparado con ejecutar un contrato privado, esto es mucho mejor y más sencillo.

Lo único que hay que hacer es lo que está previsto hacer. 

Lo que está escrito en el Pliego de Prescripciones Técnicas bajo las condiciones establecidas en el Pliego de Cláusulas Administrativas.

Es muy raro que haya cambios en el alcance del trabajo.

En ningún momento van a cambiar ni las condiciones de aceptación el trabajo, ni de cobro, ni nada. El funcionario aplica lo que se pudo leer en los pliegos antes de presentar la oferta.

Solo podríamos considerar como coste un tema sobre todo del principio: Lidiar con todo el tema de la factura electrónica. 

El programa Factura-e se las trae, y la primera vez, el simple hecho de hacer la factura electrónica puede resultar un poco más complicado y requerir tiempo.

Por lo demás. No hay costes extra, y la única burocracia es presentar la factura.